Vedtekter for Norwaco

Norwaco er en økonomisk forening uten selvstendig økonomisk formål. Medlemmene hefter ikke overfor kreditorene for Norwacos forpliktelser.

Norwaco har sitt forretningskontor i Oslo kommune.

Norwaco representerer rettigheter til opphavere (herunder fotografer jf. åvl § 23), utøvende kunstnere og produsenter i audio- og audiovisuelle verk.

Norwacos oppgave er å forvalte de økonomiske rettighetene til opphavere, utøvende kunstnere og produsenter som Norwaco har fått i oppdrag å forvalte gjennom avtale, fullmakt, eller med hjemmel i lov. Norwaco skal bare påta seg forvaltning av opphavsrettigheter og nærstående rettigheter der felles forvaltning er hensiktsmessig eller følger av lov.

Med grunnlag i de rettigheter som er overdratt til forvaltning, kan Norwaco inngå avtaler om utnyttelse av rettighetene, og innkreve og fordele vederlag for slik utnyttelse mellom rettighetshaverkategorier, samt til individuelle utenforstående rettighetshavere som fremsetter krav i medhold av åvl § 64 annet ledd eller en skadesløsklausul. Norwaco skal fordele kompensasjon for privatkopiering mellom rettighetshaverkategorier.

Norwaco kan forfølge urettmessig bruk av de rettigheter som forvaltes, i tvisteløsnings-organer eller for ordinære domstoler.

Norwaco skal søke å oppnå samme behandling for norske og utenlandske rettighetshavere i overensstemmelse med internasjonale konvensjoners krav til nasjonal behandling

Som medlemmer i Norwaco kan opptas norske organisasjoner som representerer sine medlemmers rettigheter i åndsverk, rettigheter til utøvende kunstneres prestasjoner eller produsentrettigheter, innenfor minst ett av Norwacos forvaltningsområder. Representasjonsretten må kunne dokumenteres.

Årsmøtet tar opp nye medlemmer etter innstilling fra styret. Medlemmer kan opptas av styret med virkning fram til neste årsmøte. I begge instanser krever opptak 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Blanke stemmer regnes ikke med.

Hver medlemsorganisasjon betaler en årlig medlemsavgift som fastsettes av årsmøtet. Årsmøtet kan også fastsette andre avgifter, for eksempel innmeldingsavgifter og årsavgifter for forvaltningssektorene.

Medlemsorganisasjonene har rett til å kommunisere elektronisk med Norwaco, samt å utøve sine medlemsrettigheter elektronisk.

Medlemsorganisasjonene er ansvarlig for å fordele og utbetale vederlagsmidler fra Norwaco til rettighetshavere. Dette innebærer at medlemsorganisasjonene er omfattet av bestemmelsene i lov om kollektiv forvaltning (kfl) om forvaltning av vederlagsmidler (kfl kap 5), fordeling og utbetaling av rettighetsvederlag ved representasjonsavtaler (kfl § 25 tredje ledd), opplysninger til rettighetshavere om forvaltning av deres rettigheter (kfl § 32), samt tilsyn, overtredelsesgebyr, tvangsmulkt og registreringsplikt (kfl §§ 49-52), jf. kfl § 2 femte ledd. Videre er medlemsorganisasjonene forpliktet til å utarbeide åpenhetsrapport etter kfl § 2 sjette ledd, jf. §§ 36 og §§ 49-52.

Norwaco er ikke ansvarlig for medlemsorganisasjonenes aktiviteter i henhold til pkt. 1.4.1 ovenfor. Norwaco skal overfor medlemsorganisasjonene overholde relevante forpliktelser etter blant annet § 32(2).

Medlemsorganisasjonene er forpliktet til å gi Norwaco alle relevante opplysninger vedrørende medlemsorganisasjonenes fordeling av vederlagsmidler som Norwaco krever.

Norwaco har følgende organer:
- årsmøte
- styre
- forvaltningssektorer

Årsmøtet er Norwacos høyeste myndighet.

Årsmøtet består av repre­sentanter for medlemsorganisasjonene. Representantene skal ha skriftlig fullmakt fra de organisasjoner de representerer med mindre representanten er daglig leder eller styreleder i den medlemsorganisasjon vedkommende representerer. Hver medlems­organisasjon kan delta med to representanter.

Ved avstemninger har hver medlems­organisasjon én stemme.

Alle beslutninger hvor ikke annet er særskilt bestemt i vedtektene, treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Blanke stemmer regnes ikke med. Ved stemmelikhet foretas en ny avstemming. Denne skal foregå skriftlig. Dersom det også etter andre avstemming foreligger stemmelikhet, forkastes forslaget som det stemmes over, da det ikke anses å ha fått tilslutning fra et nødvendig flertall. I saker om personvalg hvor det fortsatt er stemmelikhet etter andre avstemningsrunde, avgjøres valget ved loddtrekning.

Ordinært årsmøte avholdes hvert år innen utgangen av mai. Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst 1/2 av medlemsorganisasjonene er representert ved møtets begynnelse. Er årsmøtet ikke beslutningsdyktig, avholdes ekstraordinært årsmøte etter reglene i pkt. 2.2

Det ordinære årsmøtet skal behandle følgende saker:

(1) Valg av møteleder

(2) Årsberetning, framlagt av styret

(3) Regnskap med revisjonsberetning

(4) Åpenhetsrapport

(5) Individuelle erklæringer om interessekonflikter

(6) Styrets honorar

(7) Styrets forslag

(8) Forslag fra forvaltningssektorene

(9) Forslag fra medlemsorganisasjonene

(10) Valg:
Valg av styremedlemmer og personlige varamedlemmer
Valg av styreleder blant de valgte styremedlemmer
Valg av 6 medlemmer til valgkomitéen, hvorav to fra hver av rettighetshavergruppene; opphavere, utøvende kunstnere og produsenter. Bred representasjon fra de ulike faggruppene skal tilstrebes.
Valg av medlemmer til voldgiftsnemnd
Valg av revisor

Årsmøtet skal fastsette Norwacos generelle prinsipper for
(1) fordeling av vederlag til kategorier av rettighetshavere
(2) bruk av beløp som ikke kan fordeles
(3) fradrag fra vederlagsinntekter og eventuelle inntekter fra investering av vederlagsinntekter.

Årsmøtet skal fastsette Norwacos generelle investering- og risikohåndteringsstrategi.

Årsmøtet skal godkjenne
(1) Kjøp, salg eller pantsettelse av fast eiendom
(2) Fusjoner, allianser, oppretting av datterselskaper og kjøp av andre enheter eller rettigheter i andre enheter
(3) Låneopptak, utlån eller lånegaranti

Årsmøtet kan beslutte å delegere én eller flere av oppgavene i første ledd til styret.

Årsmøtet kan velge et eget desisorutvalg bestående av tre representanter for å gjennomgå styrets disposisjoner og avgi rapport til neste ordinære årsmøte eller et eventuelt ekstraordinært årsmøte

Årsmøtet forberedes av styret. Medlemsorganisasjonene varsles om årsmøtet senest 6 uker før møtet avholdes. Sakspapirene sendes ut senest 3 uker før møtet. Sakspapirene skal inneholde medlemsorganisasjonenes innstillinger og valgkomitéens forslag til opp­nevnelser og valg som skal foretas på årsmøtet. Styrets budsjett skal medfølge sakspapirene.

Styret plikter å ta med på dagsordenen forslag fra medlemsorganisasjonene og forvaltningssektorene som er kommet styret i hende før 1. februar. Forslag som innkommer senere, kan bare behandles dersom styret godtar dette, eller dersom årsmøtet vedtar dette med 4/5 flertall av de avgitte stemmer. Blanke stemmer regnes ikke med.

Ekstraordinært årsmøte avholdes hvis det begjæres av minst 1/4 av medlemsorganisasjonene eller av styret

Ekstraordinært årsmøte skal innkalles med minst 4 ukers varsel. Sammen med innkallingen følger styrets forslag til dagsorden. Møtet kan bare behandle de saker som fremgår av styrets forslag til dagsorden. Ekstraordinært årsmøte er beslutningsdyktig når minst 1/2 av medlemsorganisasjonene er representert ved møtets begynnelse. Om møtet ikke er beslutnings­dyktig, kan ny innkalling skje med minst 2 ukers varsel, og møtet er da beslutningsdyktig uten hensyn til hvor mange medlems­organisasjoner som er representert.

Norwaco ledes av styret. Styret er Norwacos høyeste organ mellom årsmøtene.

Styret skal forberede saker for årsmøtet og følge opp årsmøtets vedtak

Styret skal ivareta Norwacos interne kontrollfunksjon etter lov om kollektiv forvaltning § 14.

Styrets leder og ett styremedlem tegner i fellesskap Norwacos firma

Styret ansetter direktør og fastsetter instruks for denne. Styret gir direktøren prokura.

Styret utfører de oppgaver knyttet til Norwacos forvaltningssektorer som følger av kap. 4.

Styret fatter vedtak om forvaltning, for­deling og utbetaling til rettighets­haver, fond eller organisasjon, av vederlag og kompensasjon som etter lisenser eller særskilte avtaler oppkreves av Norwaco på vegne av andre enn medlemmer i medlemsorganisasjonene

På områder som faller utenfor etablerte forvaltningssektorer, kan styret etter å ha rådført seg med medlemsorganisasjoner som har særlig interesse på det aktuelle området, nedsette forhandlingsutvalg og godkjenne avtaler

På områder av begrenset økonomisk og prinsipiell betydning som faller innenfor etablerte forvaltningssektorer men utenfor gjeldende standardavtaler, eller der det ikke foreligger standardavtaler, kan styret gi administrasjonen fullmakt til å forhandle og inngå avtaler.

Styret kan føre den kontroll med utbetalinger og videre fordeling av vederlag, som følger av lov, forskrift eller alminnelige forutsetninger om kontroll med slike vederlag

Styret består av 10 medlemmer med personlige varamedlemmer.

Styret velger selv en nestleder blant sine medlemmer.

Styret har et arbeidsutvalg (AU) som består av styrets leder, nestleder og ett styremedlem valgt av styret. Arbeidsutvalgets mandat fastsettes av styret i en egen instruks.

Styrets medlemmer velges for en toårsperiode, der halvparten er på valg hvert år, med følgende fordeling mellom medlemsgruppene:

Tre fra organisasjonene for:
- utøvende kunstnere

To fra organisasjonene for:
- opphavere til litterære verk

Én fra hver av organisasjonene for:
- opphavere til musikk
- opphavere til visuelle verk og levende bilder
- produsenter for litterære verk
- produsenter for musikk
- produsenter for levende bilder

Personlige varamedlemmer velges for samme funksjonsperiode.

Bare medlemmer, styremedlemmer, ansatte eller ledere i en av Norwacos medlemsorganisasjoner, er valgbare til styret.

For organisasjoner som har selskaper som medlemmer er også ansatte, styremedlemmer og ledere i medlemsselskapene valgbare.

Et medlem av styret som ikke lenger er medlem, styremedlem, ansatt eller leder i en medlemsorganisasjon, må fratre rollen som styremedlem. I så tilfelle trer varamedlemmet inn på styreplass til neste ordinære årsmøte. Om det er et varamedlem som fratrer, foretas ingen endringer før ved neste ordinære årsmøte.

Medlemmer av styret skal årlig avgi en individuell erklæring om interessekonflikter mv. som inneholder de opplysninger som fremgår av lov om kollektiv forvaltning § 15 tredje ledd, jf. § 14 tredje ledd. Erklæringen skal være administrasjonen i hende senes tre måneder etter avslutning av et regnskapsår.

Leder, eventuelt nestleder, har ansvar for innkalling til styremøter. Styremøte skal også innkalles når minst 3 styremedlemmer krever det.

Styret er beslutningsdyktig når leder, eller ved dennes forfall, nestleder, og minst seks styremedlemmer eller deres varamedlemmer, møter.

Avstemninger avgjøres ved alminnelig flertall med mindre annet er bestemt. Ved stemmelikhet er leders, eller ved dennes forfall, nestleders stemme avgjørende.

Det føres protokoll fra alle styrets møter.

De ansatte i Norwaco har rett til å delta i styremøtene med én observatør med tale- og forslagsrett. Styret fastsetter instruks for observatøren.

Direktøren leder Norwacos daglige drift etter styrets retningslinjer.

Administrasjonen skal bistå de enkelte forvaltningssektorene.

Direktøren skal årlig avgi en individuell erklæring om interessekonflikter mv. som inneholder de opplysninger som fremgår av lov om kollektiv forvaltning § 15 tredje ledd.

Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet må anses å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken, eller det av andre grunner kan reises spørsmål ved vedkommendes habilitet. Det samme gjelder for direktør. Dersom et styremedlem er i tvil om egen habilitet, skal spørsmålet tas opp til behandling i et samlet styre. Konklusjonen på habilitetsspørsmålet skal protokollføres.

Et styremedlem må heller ikke delta i en sak om lån eller annen kreditt til seg selv eller om sikkerhetsstillelse for egen gjeld. Det samme gjelder for direktør.

Det opprettes en egen sektor for hvert forvaltningsområde.

Sektorer opprettes av styret når styret mener at et område egner seg for felles forvaltning.

Sektoren må defineres så entydig som mulig, og en ny sektor må ikke overlappe allerede etablerte sektorer.

Som medlemmer av sektoren kan opptas medlemsorganisasjoner som har inngått forvaltningskontrakt med Norwaco, jf. pkt. 4.2, og kan dokumentere rett til å forvalte rettigheter innen forvaltningsområdet.

Søknad om medlemskap i sektorer fremsettes til og avgjøres av styret.

Ved avslag kan søkeren kreve at styret fremmer saken med styrets og søkerens begrunnelse for neste årsmøte.

Avstemningsreglene i sektoren er de samme som for årsmøtet, jf. pkt. 2.1.4, likevel slik at pkt. 4.3.1 og 4.4.1 kommer til anvendelse ved endring av forvaltningsområde eller oppløsning av sektor.

Styret kan vedta en nærmere saksbehandlingsinstruks for den enkelte sektor. Styret vedtar også endringer i instruksen.

Virksomheten i sektorene skal omtales i Norwacos årsrapport.

For hver sektor skal det være en forvaltningskontrakt. En forvaltningskontrakt kan også inneholde flere sektorer. Forvaltningskontrakten skal inneholde forvaltningsoppdragene, tvisteløsningsmekanismer, regler for hvordan forvaltningskontrakten skal kunne sies opp samt en klausul om tiltredelse til Norwacos voldgiftsordning, jf. kap. 6.

Styret vedtar og sier opp forvaltningskontrakter. Før vedtak fattes, skal utkast være drøftet med medlems­organisasjoner med en aktuell interesse innen sektoren.

Styret kan bare endre forvaltningsområder for de etablerte sektorene med samtykke fra minst 2/3 flertall av medlems­organisasjonene i de berørte sektorene.

Styret kan oppløse sektorer.

Skriftlig forslag om oppløsning av en sektor skal styret sende alle medlemsorganisasjoner i den aktuelle sektor med minst 2 måneders varsel. Oppløsnings­forslaget må vedtas i den aktuelle sektor med 3/4 flertall av avgitte stemmer. Blanke stemmer regnes ikke med. Vedtaket blir ikke gyldig før det er godkjent av styret. Eventuell underkjennelse av sektorens oppløsningsvedtak krever 2/3 flertall i styret.

Sektoren kan anmode styret om forhandlinger på konkrete områder.

Styret oppnevner forhandlingsutvalg for en nærmere bestemt periode og gir forhandlingsmandat. Medlemmene av den aktuelle sektor gis mulighet til å komme med innspill til mandatet og forslag til kandidater til forhandlingsutvalg.

Forhandlingsutvalg ledes av Norwacos direktør, eller den direktøren utpeker.

Forhandlingsutvalget fremlegger forhandlingsresultat for styret for godkjennelse

Styret beslutter om det skal anlegges sak for tvisteløsningsorganer eller for ordinære domstoler.

Hver sektor skal ha fordelingsutvalg som leder arbeidet med å fordele vederlagsmidler i sektorene. Fordelingsutvalget velges på første sektormøte i kalenderåret.

Hvert fordelingsutvalg skal bestå av inntil 6 medlemmer som velges av sektoren

Fordelingsutvalget skal bestå av like mange representanter fra hver av rettighetshavergruppene som er representert i sektoren. Med rettighetshavergrupper menes; opphavere, utøvende kunstnere og produsenter.

Fordelingsutvalget skal ha en leder og en nestleder til å lede interne møter, og møter med organisasjonene. Leder og nestleder velges av sektoren.

Bare medlemmer, styremedlemmer, ansatte eller ledere i de medlemsorganisasjonene som er medlemmer av den aktuelle sektor, er valgbare til fordelingsutvalget. For medlemsorganisasjoner som har selskaper som medlemmer, er også ansatte, styremedlemmer og ledere i medlemsselskapene valgbare.

Dersom et medlem av fordelingsutvalget ikke lenger oppfyller kriteriene for å være valgbar, foretas erstatningsvalg.

Fordelingsutvalget velges for en periode på to år. Medlemmer av fordelingsutvalget er uavhengige og kan ikke bindes ved pålegg fra den organisasjon de kommer fra.

I fordelingsutvalget har hvert medlem én stemme. Fordelingsutvalget er beslutnings­dyktig når samtlige rettighetshavergrupper nevnt i pkt. 5.1.2 er representert, og leder eller nestleder er til stede. Vedtak i fordelingsutvalget treffes med alminnelig flertall.

Vederlagsfordelingen i Norwacos sektorer skal skje innenfor rammene gitt i lov om kollektiv forvaltning, samt i henhold til de generelle prinsipper for vederlagsfordeling som er besluttet av årsmøtet.

Fordelingsutvalget utarbeider forslag til fordeling av det vederlag som skal fordeles i sektoren. Fordelingsutvalget innkaller deretter sektorens medlemmer til fordelingsmøte, og fremlegger forslag for sektoren.

Sektorens medlemmer kan etter anbefaling fra fordelingsutvalget beslutte at fordelingsutvalgets forslag behandles skriftlig uten at det innkalles til møte.

Dersom det ikke oppnås enighet blant samtlige av sektorens medlemmer om fordelingen, skal medlemmene i den aktuelle sektoren oppfordres til å melde skriftlige og begrunnede krav innen to uker. Sektorens medlemmer varsles fortløpende om innkomne krav med kopi av disse. Samtidig setter fordelingsutvalget en frist på to uker for å komme med tilsvar og for evt tilslutning til fremsatte krav

Det forestås frivillig mekling mellom de av sektorens medlemmer som er uenig i fordelingsutvalgets fremlagte forslag. Meklingen ledes av en ekstern mekler, som engasjeres av administrasjonen. Mekler skal ha relevant kompetanse og erfaring fra meklingsarbeid.

Mekling skal være avsluttet senest fire uker etter utløpet av tilsvarsfristen i pkt. 5.2.3.

Norwaco skal ha en fordelingsnemnd som kan fastsette fordelingen blant sektorenes medlemmer der hvor mekling etter punkt 5.3 ikke er gjennomført eller ikke fører frem. Fordelingsnemnda består av Norwacos fordelingssjef, én av Norwacos jurister, samt en ekstern leder engasjert av Norwacos direktør.

Oppnås det ikke enighet gjennom mekling skal de tvistende parter oppfordres til å fremme skriftlige og begrunnede krav, evt. supplere tidligere fremsatte krav, til fordelingsnemnda innen to uker. Sektorens medlemmer varsles fortløpende om innkomne krav med kopi av disse. Samtidig setter fordelingsnemnda en frist på én uke for å komme med tilsvar og for evt tilslutning til fremsatte krav.

Fordelingsnemnda skal innen to uker etter tilsvarsfristen fastsette fordelingen i skriftlig vedtak som sendes sektorens medlemmer og til Norwacos styre.

Fordelingsnemndas fordelingsvedtak blir bindende dersom fordelingen ikke bringes inn for voldgiftsnemnda. Begjæring om behandling i voldgiftsnemnda skal være skriftlig og må være sendt senest to uker etter at fordelingsnemndas vedtak om fordeling er sendt sektorens medlemmer. Norwaco skal snarest mulig bekrefte rettidig mottak av begjæring.

Kun krav som gjelder spørsmål som har vært uttrykkelig fremmet for fordelingsnemnda kan bringes videre inn for voldgiftsnemnda.

Norwaco har en voldgiftsnemnd bestående av 3 faste medlemmer og ett varamedlem, som velges for en periode på 2 år

Voldgiftsnemndas medlemmer velges av årsmøtet etter innstilling fra styret. Før sin innstilling skal styret innhente forslag fra medlems­organisasjonene. Voldgiftsnemndas leder må ha juridisk embetseksamen. Minst ett medlem skal ha god kjennskap til opphavsrett.

Voldgiftsnemnda avgjør uoverensstemmelser i fordelings­­spørsmål som vedrører Norwacos medlems­organisasjoner eller deres medlemmer. Voldgiftsnemnda kan avvise behandling av krav som kun er fremmet av én eller to medlemsorganisasjoner, med mindre kravet har vesentlig betydning for den eller de aktuelle organisasjoner.

Det er ikke nødvendig at begjæringer fra flere medlems­organisasjoner gjelder samme tvistespørsmål eller reiser samme innsigelser.

Voldgiftsnemnda kan bare behandle andre spørsmål (enn fordelingsspørsmål) dersom dette er særskilt angitt i vedtekter, forvaltningskontrakt, andre avtaler mellom medlemsorganisasjonene, eller der det er enighet mellom partene i tvisten om å overlate tvisten til voldgifts­nemndas avgjørelse, og voldgifts­nemnda aksepterer å behandle denne. Voldgiftsnemnda kan ikke behandle spørsmål hvor avgjørende myndighet, etter vedtekter eller interne kontrakter, er tillagt andre organer i Norwaco.

Individuelle rettighetshavere kan ikke bringe sak inn for voldgifts­nemnda.

Voldgiftsnemnda skal i sin virksomhet påse at det ikke skjer ubegrunnet forskjellsbehandling av norske og utenlandske rettighetshavere, at internasjonale konvensjoner og standarder overholdes, og at minoritets­gruppers interesser ikke utilbørlig tilsidesettes.

De alminnelige regler for innbringelse og behandling av voldgiftssaker fastsettes av årsmøtet. For øvrig fastsetter voldgiftsnemnda selv sin forretningsorden og prøver sin habilitet. Bestemmelsene i lov om voldgift gjelder så langt ikke annet er fastsatt i nærværende vedtekter eller av årsmøtet.

Voldgiftsnemndas avgjørelse er endelig og bindende for partene.

Alle omkostninger i forbindelse med en voldgiftssak bæres av de parter voldgiftssaken gjelder. Voldgiftsnemnda kan kreve innbetalt forskudd til dekning av saks­omkostningene. Når det finnes særlig grunn til det, kan voldgiftsnemnda pålegge den ene part å refundere den annen part dennes omkostninger til juridisk og annen bistand i forbindelse med tvisten.

Vedtektene kan bare endres av årsmøtet med 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Blanke stemmer regnes ikke med

Vedtektsendringer trer i kraft straks

Forslag om oppløsning av Norwaco må vedtas på et årsmøte med 2/3 flertall av de avgitte stemmer, og bekreftes på et nytt årsmøte med vanlig flertall. Blanke stemmer regnes ikke med.

Oppløsningsvedtaket skal inneholde bestemmelse om hvordan Norwacos eiendeler og eventuelle forpliktelser skal fordeles.